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Pflicht zur eRechnung – was bedeutet das für Ärztinnen und Ärzte?    

Ärztinnen und Ärzte müssen in der Regel ab 1. Januar 2025 keine eRechnungen ausstellen. Sie müssen in ihren Praxen aber ab dem kommenden Jahr in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und digital zu verarbeiten. Darauf hat die AG Digitales im Hausärztinnen- und Hausärzteverband Hessen hingewiesen.

Auch wenn es noch Ausnahmen und Übergangsfristen gibt: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer, die Leistungen an andere Unternehmer im Inland erbringen, elektronische Rechnungen ausstellen. Mit der Regelung wurde eine Vorgabe der EU-Kommission in nationales Recht umgesetzt.

Was ist eine eRechnung?

Wer glaubt, dass eine Rechnung bereits als elektronisch gilt, wenn sie als PDF per E-Mail versandt wird, der irrt: Das EU-Recht definiert eine elektronische Rechnung als ein Dokument in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Um steuerlichen Anforderungen zu genügen, müssen e-Rechnungen bestimmte technische Anforderungen erfüllen. So müssen sie im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931 erstellt werden. Dieser Norm entsprechen beispielsweise das EU-weite Format XRechnung sowie das so genannte ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie erarbeitet wurde. Beide Formate ermöglichen die elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten.

Hausärztinnen und Hausärzte müssen in der Regel keine eRechnungen stellen

Die neue Regel gilt nur für umsatzsteuerpflichtige Leistungen – in Praxen sind das lediglich Leistungen, die keinen therapeutischen Zweck haben, wie einige Gutachten (z. B. Taucheignungsuntersuchung, Führerscheinattest), ästhetische Behandlungen sowie der Verkauf von Kontaktlinsen oder anderen Präparaten. Heilbehandlungen im Gesundheitswesen sind umsatzsteuerfrei, deshalb sind sie auch von der Pflicht zur eRechnung ausgenommen.

Da Ärztinnen und Ärzte ihre Leistungen vorwiegend gegenüber so genannten Endverbrauchern, also Patientinnen und Patienten, erbringen, müssen sie in der Regel keine eRechnungen stellen: Sie können ihre Rechnungen weiterhin in Papierform oder als pdf ausstellen.

„Sofern es noch nicht geschehen ist: Suchen Sie das Gespräch mit der Steuerkanzlei Ihres Vertrauens“, sagt Petra Hummel, erste Vorsitzende des Bezirks Taunus des Hausärztinnen- und Hausärzteverbandes Hessen sowie Sprecherin der AG Digitales des Landesverbandes. „Zwar sind aktuell noch keine Sanktionen vorgesehen, wenn die Pflicht zur eRechnung nicht beachtet wird. Es wird aber immer mehr Lieferanten geben, die ihre Rechnung ausschließlich übersenden und sich auf nichts anderes einlassen werden“, so die Hausärztin aus Bad Homburg.

Übergangsfristen bei der Rechnungserstellung – Empfangspflicht ab 1. Januar Pflicht

Der Gesetzgeber hat für die Jahre 2025 und 2026 eine Übergangsfrist vorgesehen, in der Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden können. Ab 2027 gilt diese Regelung nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat.

Während die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen schrittweise eingeführt wird, gilt die Empfangspflicht für eRechnungen bereits ab dem 1. Januar 2025 – und zwar für alle Unternehmer. Das bedeutet: Auch Ärztinnen und Ärzte müssen in ihren Praxen ab 2025 grundsätzlich in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und digital zu verarbeiten. Eine Ausnahme oder Übergangsfrist für den Empfang von eRechnungen gibt es nicht.

Was gilt für den Empfang der elektronischen Rechnungen?

Rechnungsersteller und -empfänger sollten sich im Idealfall vorab auf einen Übermittlungsweg einigen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise in Betracht:

  • der Versand per E-Mail,
  • die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle,
  • der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes
  • oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal.

 Muss eine E-Rechnung angenommen werden?

Wird eine E-Rechnung ausgestellt, und der Empfänger lehnt diese ab oder kann sie nicht verarbeiten, gilt die Rechnung trotzdem als korrekt zugestellt. Anspruch auf eine Papierrechnung von einem anderen Unternehmer besteht ab 2025 nicht mehr. Die Praxen müssen sicherstellen, dass sie sowohl technisch als auch organisatorisch bereit sind, elektronische Rechnungen zu empfangen, sie weiterzuverarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Auch für elektronische Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Es reicht nicht aus, eine elektronische Rechnung in Papierform auszudrucken und zu archivieren, sie muss in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden.

Zum Lesen der verschlüsselten XML-Dateien ist ein Programm erforderlich. Informationen zu e-Rechnungen und zu freier Software gibt es z. B. hier:

„Sofern es noch nicht geschehen ist: Suchen Sie das Gespräch mit der Steuerkanzlei Ihres Vertrauens“, sagt Petra Hummel, erste Vorsitzende des Bezirks Taunus des Hausärztinnen- und Hausärzteverbandes Hessen sowie Sprecherin der AG Digitales des Landesverbandes. „Zwar sind aktuell noch keine Sanktionen vorgesehen, wenn die Pflicht zur eRechnung nicht beachtet wird. Es wird aber immer mehr Lieferanten geben, die ihre Rechnung ausschließlich übersenden und sich auf nichts anderes einlassen werden“, so die Hausärztin aus Bad Homburg.